Division Conciergerie et service aux usagers
Réservation des espaces

Type d'espaces

Espaces pour activités ponctuelles

Salles de cours et amphithéâtres

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Près de 200 salles de cours sont disponibles lorsqu’il n’y a pas de cours ou dans les périodes creuses. Leurs capacités varient de 25 à 227 places. Certaines salles sont équipées de tables et chaises linaires fixes, tel que les amphithéâtres et les salles à gradins, alors que la plupart des salles de cours régulières sont équipées de petites tables et chaises individuelles amovibles.

Toutes les salles sont équipées de tableaux blancs ou noirs, d’écrans et rétroprojecteurs à acétates. Plusieurs salles ont des meubles multimédias équipés d’un ordinateur ou d’un branchement portable pour les projections informatiques. Pour les tableaux noirs, les craies sont fournies, pour les tableaux blancs, vous devez fournir vos marqueurs effaçables. Ne pas utiliser les marqueurs de marque « EXPO 2 ». À noter que dans les deux cas, les brosses sont fournies.

Pour les tarifs des espaces cliquez ici.

Des frais supplémentaires peuvent être appliqués selon les besoins demandés (pouvoir électrique, gardiennage, etc.)..

Kiosques d’expositions

Près d’une centaine d’emplacements sont disponibles dans les différents couloirs des pavillons de l’UQAM. Une table pliante (750 x 1500 mm), deux chaises pliantes et un tableau roulant sont fournis avec la location de l’espace. Les emplacements sont identifiés par une plaquette grise installée au bas du mur. L’espace alloué est de 2.44 x 2.44 mètres ou si vous préférez 8’-0’’ x 8’-0’’’. La hauteur disponible est normalement de 2440 mm (8’-0). Tous les kiosques sont munis d’une prise électrique (au mur ou au plafond) et quelques kiosques ont un branchement internet (mur ou plafond aussi). Des frais supplémentaires sont exigés par les Services informatiques pour l’activation de la prise internet.

Les occupants d’un kiosque ne devront en aucun cas transporter ou emprunter les équipements des autres emplacements afin d’accroître leur installation.

Les modules préfabriqués sont autorisés à la condition de se limiter à la dimension ci-haut mentionnée. Les matériaux utilisés pour ces kiosques devront être ignifuges et être approuvés par le Service de prévention en incendie de l’UQAM.

Le requérant ou la requérante devra respecter les autres activités se tenant dans les lieux de l’université, notamment les cours, en minimisant le bruit avec des systèmes de son et en n’empiétant pas dans les autres espaces.

La vente, la promotion de produits de consommation ou toutes formes de sollicitations sont interdites, à l’exception des produits académiques ou en relation avec un prolongement académique, par exemple: les revues scientifiques ou accessoires scientifiques. Aucune levée ou cueillette de fonds n’est autorisée ou même tolérée. L’UQAM se réserve un droit de regard sur les autorisations accordées pour la location de ses espaces.

Tel que mentionné à l’article 2 (période de la résolution de comité de la vie étudiante), il n’y a que trois semaines prévues par session pour la vente.

Aucun produit ne devra être en compétition avec un commerce existant à l’UQAM ou avoir l’approbation du Service des entreprises auxiliaires.

Pour les tarifs des espaces cliquez ici.

Agora Jasmins

Au centre du pavillon Judith-Jasmin, il y a une agora permettant d’installer 6 tables de kiosques pour faire une exposition ou une activité de visibilité comme une simulation boursière, une présentation oratoire ou artistique.

Le hall du pavillon Sherbrooke

Hall prestigieux pouvant servir d’accueil aux événements qui se tiennent à l’auditorium SH-2800 ou dans la grande salle SH-4800.

Salles de réunions et de cocktail

Quatre emplacements sont disponibles pour des conférences, des réunions d’équipes, des lancements, des conférences de presse et des cocktails officiels. Leurs capacités* varient selon le type d’activité visé.

Elles peuvent être aménagées selon le type d’activité, avec ou sans tables de travail, chaises, lutrins et tables à buffet. Vous devez dans votre demande stipuler le type d’aménagement souhaité : en rangés, en «U», avec ou sans tables, etc. Ces salles ne peuvent pas servir à la tenue de «partys».

Pour les tarifs des espaces cliquez ici.

Salle de la reconnaissance (D-R200)

Salle de 150 mètres carrés (avec canon pour projection, ligne internet, cuisinette, vestiaire et accès direct sur le jardin Sanguinet), pour des activités avec dignitaires, conférences prestigieuses, cocktails officiels, lancement de livres, etc.

La location de la salle est conditionnelle au nombre de participants ainsi qu’au type d’activité tenu c’est-à-dire disposition cocktail : 150 personnes debout, disposition conférence : 100 personnes assises et disposition repas : 80 personnes assises. Les capacités indiquées sont les capacités maximum. La mise en place de la salle (tables, chaises etc.) est faite par le préposé d’immeuble selon vos exigences. Vos exigences devront être approuvées. Seul le mobilier prêté fait partie de la mise en place.

Salle des Boiseries (J-2810)

Salle de 125 mètres carrés (avec canon pour projection, ligne internet, cuisinette et vestiaire), pour des activités avec dignitaires, conférences prestigieuses, cocktails officiels, lancement de livres, etc.

La location de la salle est conditionnelle au nombre de participants ainsi qu’au type d’activité tenu c’est-à-dire disposition cocktail : 75 personnes debout, disposition conférence: 60 personnes assises et disposition repas: 40 personnes assises. Les capacités indiquées sont les capacités maximum. La mise en place de la salle (tables, chaises etc.) est faite par le préposé d’immeuble selon vos exigences. Vos exigences devront être approuvées. Seul le mobilier prêté fait partie de la mise en place.

Le basilaire (J-2850)

Espace ouvert sur le basilaire du 2ième étage de l’agora du Pavillon Judith-Jasmin, de 200 mètres carrés, qui se prête parfaitement aux cocktails privés, à des déjeuners d’affaires ou à des expositions et vernissages. La capacité maximum est de 150 personnes et varie selon le type d’activité.

Emplacements extérieurs

Des jardins ou pavés extérieurs sont disponibles pour l’installation de chapiteaux, estrades ou tables de patio nécessaires à la tenue de spectacles, cocktails, fêtes sociales, etc.

Il est impératif de prendre connaissance des directives pour activités ponctuelles qui sont inscrites sur le formulaire et de nous le retourner par télécopieur au besoin.

Des contraintes d’installation peuvent exister selon les emplacements, tel que l’utilisation obligatoire de contrepoids pour les chapiteaux, ce qui signifie une couverture de terre relativement mince empêchant la plantation de piquets pour chapiteau; des bidons ou blocs de béton doivent être utilisés. Il est impératif de signer le formulaire prévu à cet effet et de nous le retourner par télécopieur au besoin.

Pour les tarifs des espaces cliquez ici.

Des frais supplémentaires peuvent être appliqués selon les besoins demandés (pouvoir électrique, gardiennage etc.).

Jardin Sanguinet

Ce jardin de 1725 mètres carrés convoité par son aménagement paysager, doit faire l'objet de précautions particulières d’autant plus qu’il est situé au-dessus d’un stationnement souterrain.

La porte cochère des Sciences biologiques

Cet espace ouvert de 345 mètres carrés mais couvert en partie par le Pavillon des sciences biologiques permet la tenue d’activités estivales malgré des apparences de temps pluvieux. Une toile en pourtour peut être installée comme paravent pour améliorer le confort ou la discrétion de l’activité. La responsabilité de la location de la toile auprès d'une firme externe est la responsabilité du requérant sur approbation, de même que pour la location d’un chapiteau.

Une allée asphaltée adjacente de 300 mètres carrés permet aussi d’installer un chapiteau complémentaire à la porte cochère si l’activité le justifie.

La place Pasteur

Dans le cas d’événements majeurs les activités à la Place Pasteur doivent être acceptées également par la Ville de Montréal. Veuillez communiquer avec la Ville de Montréal en téléphonant au 514-872-7844.

La circulation des véhicules de pompiers doit toujours être assurée autour de la Place Pasteur, dans l’allée en pavé. Le buste de Pasteur, le pavé, les escaliers de granit et les murets de pierres doivent être protégés. Une boite de protection du buste est disponible à la menuiserie et des protections de contre-plaqué peuvent être placées sur les composantes critiques.

Les pavés

Différents autres espaces extérieurs sont disponibles selon le type d’activité visé. Chaque demande est alors analysée à la pièce selon les besoins.

Gymnases

La location du gymnase double de 600 mètres carrés du pavillon de l’éducation (N) est possible de mai à mi-août pour des rencontres de groupes en autant que l’activité ne risque pas d’altérer la surface de plancher de bois vernis.

Salles de Vidéoconférence

Salles pour permettre la réalisation de vidéoconférence.

Pour plus d’informations, cliquez ici.

Salles pour atelier informatique

Salles pour permettre la tenue de cours ou d’atelier avec poste informatique individuel.

Pour plus d’informations, cliquez ici.

Lieux de diffusion des arts et des sciences

Différentes salles de spectacles, d’exposition et de diffusion gérées par des unités indépendantes sont disponibles entre les programmations académiques.

Pour plus d’informations, cliquez ici.

Demande de réservation

Les demandes internes

Le centre de service à la clientèle reçoit des unités administratives internes de l’UQAM des requêtes de besoins ponctuels en espaces, pour des examens, des ateliers, des laboratoires, des rencontres, des réunions, des congrès, des colloques et des conférences sur le formulaire approprié*. Aucune demande de réservation n’est effectuée par téléphone.

Selon la complexité de l’activité, il est possible qu’il y ait des frais pour les services* connexes requis (gardiennage, électriciens, ménage, mise en place, etc.), ceux-ci seront facturés à la pièce.

D’autres services sont disponibles en communiquant directement les Services concernés :

Si l’évènement nécessite l’installation d’un chapiteau, le requérant et l’installateur doivent obligatoirement prendre connaissance et signer le formulaire requis*.

Une ouverture de dossier peut être faite en expédiant le formulaire de demande interne* par courriel au sie-clientele@uqam.ca ou en plaçant une requête via le système informatique SIERIEL.

Planification

Les demandes des associations étudiantes doivent être déposées par les Services à la vie étudiante, alors que les demandes du corps professoral et des étudiants, qui ont un rapport avec les cours seulement, doivent passer par les assistantes administratives .Toutes demandes de réservations personnelles ou faites au nom d’un organisme externe doivent obligatoirement nous être transmises par l’entremise du formulaire de demande externe*.

Pour les congrès, colloques et conférences, les demandes doivent d’abord passer par le Service des communications qui vous supportera dans les communications et la coordination de votre activité.

Pour le suivi d’une demande déjà envoyée, il est possible de communiquer avec nous au poste 1814.

Prendre note qu’en tout temps l’affichage sur les murs, portes, colonnes, babillards ou tout autres éléments architecturaux est strictement interdit. Pour ce faire, il existe des panneaux «événements spéciaux » mis à votre disposition, facilement déplaçables dans des endroits stratégiques, pour permettre votre affichage.

*Requiert le logiciel Adobe Reader ®

Les demandes externes

Le centre de service à la clientèle reçoit des demandes de réservation d’espaces pour la tenue d’activités ponctuelles dans les locaux de l’UQAM, tel que réunions, formations personnelles, congrès, colloques et conférences. Les activités externes permises ne doivent pas affecter l’image et la mission de l’UQAM et ne pas donner l’impression que l’activité est organisée par l’UQAM. Au contraire, il doit être spécifié dans votre documentation que l’activité n’engage d’aucune façon l’UQAM.

À cet effet, des locaux, des kiosques d’exposition, des jardins extérieurs et des services de soutien sont disponibles aux organisateurs d’activités selon certaines conditions. Les espaces offerts sont résiduels des périodes libres entre les cours et des activités de l’UQAM, à l’intérieur des heures d’ouvertures régulières de l’UQAM.

Une politique interne de réservation établit la priorité des espaces et la tarification rattachée à ces espaces et les services offerts. Les frais de location d’espaces varient selon le type de demande et le statut du demandeur (ex. OSBL). De plus, si des services connexes* sont requis (gardiennage,électriciens, etc.) ceux-ci seront facturés à la pièce plus un frais administratif de 10% (15% pour les tournages de film incluant les espaces).

Pour connaitre les coûts de location des espaces, consultez la grille de tarification* en vigueur sur le présent site.

D’autres services sont disponibles en communiquant directement avec les services concernés :

Plus l’activité est complexe plus il est souhaitable de recevoir vos demandes à l’avance, d’autant plus que le principe du premier arrivé est appliqué pour les demandes autorisées et que des conflits d’horaires sont possibles avec d’autres activités. Les demandes de réservations qui touchent la session suivante seront traitées au début de la dite session.

Une ouverture de dossier peut être faite en complétant le formulaire 'demande externe de réservation'* et l'envoyer par courriel au sie-clientele@uqam.ca. Prévoir environ 8 jours ouvrables avant d’avoir une réponse à votre demande.

Si l’évènement nécessite l’installation d’un chapiteau, le requérant et l’installateur doivent obligatoirement prendre connaissance du formulaire*, le signer et nous le retourner par courriel au sie-clientele@uqam.ca.

Prendre note qu’en tout temps l’affichage sur les murs, portes, colonnes, babillards ou tout autre élément architectural est strictement interdit. Pour ce faire, il existe des panneaux «événements spéciaux » mis à votre disposition, facilement déplaçables dans des endroits stratégiques pour permettre votre affichage.

Pour toutes activités impliquant des médias (conférences de presse ou autres), vous devez la faire valider par le Service des communications à l’adresse suivante presse@uqam.ca L’UNIVERSITÉ pourra annuler la réservation si le-la locataire n’a pas l’autorisation spécifique de la Division des relations avec la presse.

Demandes de tournage

Autorisations de tournage

Médias (seulement)

En règle générale, les journalistes ou les équipes de journalistes des médias électroniques n'ont pas besoin d'autorisation de tournage pour filmer des professeurs dans leur bureau ou dans une aire publique du campus de l'UQAM. Cependant, les équipes de tournage ne doivent pas nuire à la bonne circulation des personnes dans ces lieux. Dans le cas des « vox pop », ils n'ont pas besoin d'autorisation pour interviewer des étudiants, à condition, évidemment, que ceux-ci y consentent !

À cet effet, des locaux, des kiosques d’exposition, des jardins extérieurs et des services de soutien sont disponibles aux organisateurs d’activités selon certaines conditions. Les espaces offerts sont résiduels des périodes libres entre les cours et des activités de l’UQAM, à l’intérieur des heures d’ouvertures régulières de l’UQAM.

Par ailleurs, les journalistes doivent demander l'autorisation du professeur pour filmer dans une classe de cours ou dans un laboratoire de recherche. De plus, l'équipe de la Division des relations avec la presse peut vous aider à identifier un professeur à des fins d'entrevue ou trouver un lieu de tournage.

Consultez le site au : http://www.uqam.ca/salledepresse/autorisation.htm ou téléphonez au 514-987-3000 poste 3111

Autres institutions ou organismes (tournage étudiant, cinématographique, télévision, etc.)

Le Service des immeubles, en concertation avec la Division de la promotion institutionnelle du Service des communications, accorde les autorisations à toutes les autres personnes ou organismes qui souhaitent effectuer un tournage sur le campus de l'UQAM. Vous pouvez obtenir de l'information au 514-987-3000, poste 3690 ou nous envoyer par courriel au sie-clientele@uqam.ca le formulaire demande externe de réservation* et demande de tournage*. Nous déterminerons la faisabilité du projet de même que les coûts de location et des services. Tous les coûts de location d’espaces et services connexes* requis (gardiennage, électriciens, etc.) seront facturés ainsi qu'un frais administratif de 15%

Les activités de tournage permis ne doivent pas affecter l’image et la mission de l’UQAM, et ne pas donner l’impression que l’activité est organisée par l’UQAM. Au contraire, il doit être spécifié dans votre documentation que l’activité n’engage d’aucune façon l’UQAM.

Un dépôt de $ 200.00 est exigé pour un accompagnement par notre technicien lors d’une visite de repérage. Ce dépôt sera déduit du montant final lors de la facturation. Si aucun tournage n’avait lieu, ce dépôt sera gardé en guise de dédommagement.

Pour plus d’informations, consultez les Directives relatives à un projet de tournage*.

*Requiert le logiciel Adobe Reader ®