Division Conciergerie et service aux usagers
Courrier

Comment préparer le courrier

Chaque secrétariat doit utiliser des compartiments bien identifiés. Les sections doivent être inscrites de la façon suivante :

  • Courrier interne
    Assurez-vous de bien identifier vos enveloppes.
  • Courrier externe
    Bien séparer vos envois au Canada, É.-U. et international.
  • Autres messageries
    Purolator, Xpresspost, Globex, déjà affranchi, etc..
Heures d'ouverture, de cueillette et de distribution du courrier

Les heures d'ouverture du Service du courrier sont de 8h00 à 11h45 et de 13h15 à 16h00 du lundi au vendredi.

Les heures de cueillette et de distribution sont de 9h00 à 11h00 et de 13h00 à 15h00 selon les routes.

Prenez note que l'heure de tombée pour les envois externes est de 15h00.

Des boîtes de courrier avec cueillette quotidienne sont à la disposition des usagers. Les boîtes peuvent être utilisées pour du courrier interne ou externe (Postes Canada, Purolator, Globex).

Sur le campus est et centre, la cueillette du contenu des boîtes se fera tous les jours en début d’après-midi vers 13h30 et sur le campus ouest la levée se fera tous les jours vers 10h30.

Emplacement des boîtes de courrier

Campus est et centre :http://unites2.telecom.uqam.ca/calend/courriel-com/documents/pietonnier_central_COURRIER_2017.pdf

Campus ouest : http://unites2.telecom.uqam.ca/calend/courriel-com/documents/pietonnier_sciences_COURRIER_2017.pdf

Si votre envoi est trop volumineux ou fragile pour être mis dans la boîte et qu’il doit partir le jour même, nous offrons toujours notre service d’appoint au poste 1740.

Horaire des cueillettes et livraisons du courrier par pavillon. Cliquez ici

Comment identifier les enveloppes de courrier interne

Notre clé de tri des enveloppes est l'unité administrative; nous livrons donc au secrétariat de cette unité. Il est donc inutile de mettre un numéro de local, car nous ne livrons pas aux locaux individuels des employés.

Assurez-vous de bien inscrire les informations demandées dans les 3 colonnes prévues à cet effet.

Cliquez ici pour visualiser la bonne façon d’identifier une enveloppe de courrier interne

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Ne jamais utiliser le verso de l'enveloppe pour adresser un envoi.

Méthode de consultation de vos frais de prestations postales

La consultation de vos frais de prestations postales est disponible en ligne à l'adresse http://www.factuel.uqam.ca

  • Code d'usager : domaine\code MS
  • Mot de passe : mot de passe MS

Nous procédons à la facturation une fois par semaine, soit le vendredi. Vous aurez donc accès à vos factures le lundi suivant,sauf lors du changement des taxes ou lors du changement de l'année budgétaire où il y aura facturation la journée qui précède le changement.

Nous n'acheminons aucun courriel ou avis vous informant que la facturation a été effectuée.

Lors du changement d'une personne responsable dans votre unité administrative, veuillez nous en informer par courriel à l'adresse sie-courrier@uqam.ca en nous indiquant :

  1. Son nom
  2. Son Unité administrative
  3. Son code MS

Si vous avez d'autres questions, composer le poste 1740.

Recevoir du courrier à l’UQAM

Pour recevoir votre courrier à l’UQAM, veuillez bien aviser vos correspondants de toujours utiliser l'adresse :

UQAM,
Département / Unité administrative
Au soin de:
Casier postal 8888, Succursale Centre-Ville,
Montréal, Qc H3C 3P8

L'Unité administrative prédomine toujours sur le numéro de local et le nom du destinataire. Il est donc important de bien aviser vos correspondants, car le courrier entrant pourrait alors être retourné (surtout si le nom de la personne n'apparaît pas dans le répertoire informatique de l'UQAM).

Lors d’une livraison par notre personnel, le réceptionnaire devra signer en lettres moulées le bordereau de livraison. Dans le cas d’un non-respect de cette consigne nous nous réservons le droit de ne pas livrer l’objet pour une question de garantie.

Où se procurer les enveloppes de courrier interne
Enveloppes recyclées (lorsque disponible): Service du courrier
Enveloppes neuves : Bureauphile
Autres messageries

Service le jour même à Montréal et environs

Repérage (tracking) de votre document Champion

Service le lendemain partout au Canada

Lors de vos envois, nous vous serions grés de bien vouloir inscrire sur votre colis, les indications suivantes:

  1. Le nom de votre unité administrative.
  2. Autocollant Purolator
  3. Votre numéro de compte postal à facturer (7 chiffres).
  4. Le nom de la personne à contacter à l'UQAM ainsi que son numéro de téléphone de 4 chiffres.

Utilisation des étiquettes (obligatoire).

Les étiquettes Purolator logo word sont disponibles via un fichier Word que vous pourrez sauvegarder dans votre ordinateur une fois importé. Il vous suffit de placer l'étiquette bien à vue en dessous de l'adresse de retour (idéalement en couleur, mais nous acceptons en noir et blanc).

Repérage (tracking) de votre document Purolator

Pour repérer votre document, cliquer sur le logo

Service de 1 à 5 jours pour les États-Unis et l'International

Vous devez effectuer vos envois Globex en ligne.

Pour faire vos envois en ligne, chaque département doit se procurer via le service du courrier :

  1. Un numéro de compte
  2. Un administrateur (qui donnera les accès aux personnes qui utilisent le web)
  3. Un nom d’usager
  4. Un mot de passe

Vous êtes maintenant prêts à faire vos envois en ligne ! cliquez ici* pour suivre la procédure !

Délais de livraison*
Repérage (tracking) de votre document Globex

Pour repérer votre document, cliquer sur le logo

Service le lendemain, régional et national

Repérage (tracking) de votre document Postes Canada

Code à barres

Code à barres

Qu'est-ce qu'un code à barre?

Cette technologie est couramment utilisée dans la plupart des grands magasins pour identifier un prix de façon sécuritaire et rapide à l'aide d'un lecteur optique. Dans notre cas, il s'agit pour vous de bien indiquer votre code de facturation (7 chiffres) directement sur votre document à expédier à l'extérieur de l'UQAM.

Grâce à cette saisie optique et électronique des UBR aucune erreur d'imputation n'est maintenant possible. À défaut de ne pas utiliser des codes à barres, le service du courrier ne pourra pas expédier votre document.

Chaque unité administrative doit apposer une étiquette « code à barres » correspondant au code budgétaire d'imputation. Si vous n'avez pas de codes de 7 chiffres, contactez le responsable du Service du courrier au tél. 1740 ou écrivez-nous à  sie-courrier@uqam.ca.

Avant d'utiliser vos étiquettes, vous devez suivre un certain nombre d'étape. Tout d'abord imprimer cette page et suivre les directives une à une en commençant par l'installation de la police « 3 of 9 Barcode ». Vous verrez qu'en suivant les étapes ci-dessous, vous parviendrez facilement à créer vos codes à barres personnalisés. Pour avoir une idée du modèle final,  cliquer ici*.

Comment créer un code à barres?

Installation de la police « 3 of 9 Barcode » dans votre système

  1. Garder le bouton droit de la souris enfoncé
  2. Cliquer sur « Enregistrer la cible sous … »
  3. Sélectionner « Poste de Travail »
  4. Cliquer sur « C : »
  5. Ouvrir le répertoire Windows
  6. Au coté gauche de la fenêtre que s'ouvre allez jusqu'au le mot "Type" et dans le button à coté choisir "Tous les fichiers"
  7. Ouvrir le répertoire « FONTS »
  8. Cliquer sur « Enregistrer »
  9. Après le téléchargement, cliquer sur la case « Fermé»


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Si vous utilisez une version Windows Vista ou Windows 7 ou Windows 10  , il est fort probable que le transfert de la police ne fonctionnera pas, car la police « 3 of 9 Barcode » est un type < true type > et ce n'est pas accepté avec ces systèmes, ces systèmes n'acceptent que les fichiers < Open type >. Tout ce que vous devez faire est d'enregistrer la police du code barre manuellement sur votre bureau et ensuite faire un couper - copier dans le répertoire nommé Fonts. Avec cette procédure, la police sera acceptée par le système. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec nous au poste 1740.


Téléchargement du fichier FICAB

  1. Garder le bouton droit de la souris enfoncé
  2. Cliquer sur « Enregistrez la cible sous...»
  3. Sélectionner « Poste de travail » (ou NT)
  4. Cliquer sur « Enregistrer »
  5. Mettre dans le répertoire de votre choix
  6. Après le téléchargement, cliquer sur la case « Fermé»

Comment créer un fichier modèle ?

  1. Double-cliquer sur le fichier « FICAB »
  2. Vérifier si les marges sont toutes à 0,5" (haut) et 0,19" (côté)
  3. Enregistrer sous un autre nom (ex : Modèle_étiquette)
  4. Ensuite enregistrer un nouveau fichier pour chacun de vos codes budgétaires

Un code à barres est constitué de quoi ?

Rappelez-vous que votre code à barres a 3 lignes

  1. Votre unité administrative
  2. Le nom du professeur entre parenthèses à la suite du code de 7 chiffres
  3. Votre code budgétaire

Voici à quoi doit ressembler votre fichier une fois imprimé :

Département des sciences biologiques
2192450 (J. Danyluk)
Code à barres

Où 219 est l'unité et 2450 est le poste téléphonique

Comment créer un nouveau fichier ?

Vous devez remplacer les 3 champs suivants :  unité, nom, code

Avant tout, il faut selectonner police 3 of 9 barcode dans type de police

Pour créer votre première ligne (unité):

  1. Dans le menu Édition, cliquer sur « Remplacer »
  2. Dans la case Rechercher inscrire le mot « unité »
  3. Dans la case « Remplacer par », inscrire votre unité
    Exemple : « Département des sciences biologiques »
  4. Cliquer sur « Remplacer tout »
  5. Le message « 30 remplacements effectués » devrait apparaître

Rechercher et remplacer unité


Pour créer votre deuxième ligne (nom) :

  1. Dans le menu Édition, cliquer sur « Remplacer »
  2. Dans la case Rechercher inscrire le mot « nom »
  3. Dans la case « Remplacer par », inscrire le code et le nom du professeur, association ou secrétariat
    Exemple : « 2192450 (J. Danyluk) »
  4. Cliquer sur « Remplacer tout »
  5. Le message « 30 remplacements effectués » devrait apparaître

Rechercher et remplacer nom


Pour créer votre troisième ligne (code à barres) :

  1. Dans le menu Édition, cliquer sur « Remplacer »
  2. Dans la case Rechercher inscrire le mot « code »
  3. Dans la case « Remplacer par », inscrire le code de 7 chiffres fourni par le Service du courrier
  4. Cliquer sur « Remplacer tout »
  5. Le message « 30 remplacements effectués » devrait apparaître
  6. Dans le menu Fichier, cliquer sur « Enregistrer sous » et nommer votre fichier en fonction du code à barres que vous voulez créer. Exemple : danyluk.doc.

Si vous n'avez pas de code de 7 chiffres, contacter le poste 1785. Vous devez avoir un code individuel pour chaque étiquette de codes à barres. Ce code interne sera associé à un code UBR de 6 (six) chiffres.

Rechercher et remplacer nom

Vérification de vos étiquettes

Imprimer une page d’étiquettes sur une feuille ordinaire et vérifier avec une page étiquette si la position des étiquettes est correcte. Ce fichier est formaté pour des étiquettes Avery 5160 et Maco CML-3000, vendues au Bureauphile de l’UQAM. Les dimensions: hauteur 1" x largeur 2,63", 3 colonnes de 10 étiquettes, marges (contour) de 0,5" et 0,19".

Approbation de vos codes à barres


Vous devez faire parvenir votre modèle pour validation à :  sie-courrier@uqam.ca. Une fois vos codes validés, nous vous contacterons rapidement pour vous donner accès à l'impression de vos étiquettes. Si vous avez plus d'une enveloppe à expédier, vous pouvez apposer une seule étiquette sur la première enveloppe en prenant bien soin de les attacher avec un élastique et en vous assurant que les autres enveloppes puissent avoir une adresse retour.

Économie possible


Dans une perspective d’économie, il vous est possible de faire imprimer vos codes à barres directement sur vos enveloppes. Cette méthode vous évitera non seulement d’acheter des étiquettes, mais vous facilitera la gestion interne en distribuant les enveloppes aux utilisateurs autorisés. Pour l’impression de vos enveloppes, vous devez contacter le Service de la reprographie au poste 4195.

Standardisation de la procédure


Afin de faciliter la gestion des envois, il est important de standardiser la méthode à l’ensemble des unités administratives. Pour obtenir votre code de 7 chiffres associé à votre code à barres, il vous suffit d’utiliser les 3 premiers chiffres correspondant à votre unité administrative (ex : 219 pour Biologie), et les 4 autres chiffres correspondant au numéro de téléphone (ex : 2450 pour M. Danyluk). Le code sera donc 2192450.

Efficacité de nos services


Le Service du courrier de l’UQAM est un modèle auprès des autres universités autant pour les méthodes, les protocoles internes et les nombreux outils de gestion utilisés, notamment les 1500 codes de facturation pour mieux servir notre clientèle. Il vous est donc possible d’avoir autant de sous-comptes que vous voulez, pourvu qu’ils soient associés à un code budgétaire valide aux Services financiers et que vous prévoyez l’utiliser au cours de l’année budgétaire.

Procédure pour environnement Macintosh


Pour les utilisateurs de Macintosh: vous devez télécharger le document correspondant à votre système d’exploitation. Ce document compressé comprend la police, le document FICAB ainsi que la procédure d’installation.

Information supplémentaire


Pour information supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter au poste 1740 ou par courrier électronique à sie-courrier@uqam.ca

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